DORĘCZENIE PISM - Pozornie błaha
czynność, a odgrywa w postępowaniu administracyjnym ogromną rolę. Doręczenie
jest, bowiem warunkiem koniecznym skuteczności działania organom administracji
(np. osoba, której nie doręczono wezwania nie musi się do niego zastosować, ani
też nie może być ukarać za nie wstawiennictwo). Doręczenie pism jest czynnością
materialno-techniczną regulacja zawarta w k.p.a. Dotyczy doręczeń pism
kierowanych przez organ administracji do osoby fizycznej i jednostek
organizacyjnych. Precyzyjne uregulowanie tej materii ma zapewnić sprawny
przepływ informacji pomiędzy stronami postępowania.
Doręczanie pism kieruje się
podstawowymi zasadami, od których są wyjątki:
Pisma są doręczane podmiotom, do
których są kierowane wyjątek doręczenie zastępcze oraz zawiadomienie o
decyzjach i innych czynnościach organizacyjnych po przez obwieszczenia lub inny
zwyczajowy sposób przyjęty w danej miejscowości, jeżeli przepis szczególny na
to pozwala. Kodeks wymaga, aby pisma były doręczane wszystkim stronom (chyba,
że wybrały jeden uprawniony do odbioru pism), pełnomocnikowi, jeżeli strona go
ustawiła, jeżeli jest kilku to doręcza się jednemu wyznaczonemu przez stronę.
Pominięcie pełnomocnika jest równoznaczne z pominięciem strony i uzasadnia
wznowienie postępowania.
O sposobie doręczania pism
decyduje sam organ administracyjny i ma do dyspozycji:
1) doręczanie pism przez
operatora pocztowego za pokwitowaniem;
2) doręczanie przez pracowników
organu administracji;
3) doręczanie przez inne
upoważnione osoby, organy za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli
strona lub inny uczestnik postępowania zażąda doręczenia w ten sposób lub
wyrazi na to zgodę.
Miejsce doręczenia jest
uzależnione od adresata:;
1) Osobom fizycznym pisma doręcza
się w ich mieszkaniu lub miejscu pracy, dopuszcza się jednak doręczenia w
każdym miejscu gdzie adresat się zastanie.
2) Jednostkom organizacyjnym
doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do ich
odbioru.
W przypadku doręczania pism drogą
elektroniczną miejsca takiego nie ma, uznaje się za doręczenie ostateczne,
jeżeli w terminie 7 dni organ administracyjny otrzyma potwierdzenie
dostarczenia.
Jeżeli takiego potwierdzenia nie
otrzyma, wysyła w inny sposób.
Ustawodawca przewidział
doręczenie zastępcze w takiej sytuacji nie dochodzi doręczenia do rąk osoby
fizycznej, ale domniemajmy się o jego dostarczeniu:
1) Adresata nie było w domu, ale
pismo trafiło do rąk dorosłego domownika, sąsiada lub dozorcę, te osoby muszą
się zobowiązać, że pismo przekażą niezwłocznie adresatowi - robi się do tego
adnotację na potwierdzeniu(wg. k.p.a.)
2) W przypadku niemożliwości
doręczenia pisma osobie fizycznej składa się je w placówce operatora pocztowego
lub urzędzie gminy ( w zależności, kto doręcza) na okres 14 dni. Zawiadomienie
o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7
dni umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub gdy nie jest to możliwe -
na drzwiach adresata, jego biura, lub inne pomieszczenia, w których adresat
wykonuje swoje czynności zawodowe bądź w widocznym miejscu przy wejściu na
posesję adresata. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie 7 dni pozostawia
się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie
dłuższym niż 14 dni od dnia pierwszego zawiadomienia.
Doręczenie uważa się za dokonane
z upływem ostatniego dnia terminu 14 dniowego, a pismo pozostawia się w aktach
sprawy.
Domniemanie wynikające z
doręczania zastępczego jest wzruszalne, adresat musi wykazać, że pisma
faktycznie nie dostał, bądź otrzymał je po terminie według domniemania.
Inny przypadek doręczenia
zastępczego przewiduje art. 47 k.p.a. Dotyczy to sytuacji, gdy adresat odmawia
przyjęcia pisma przesłanego przez operatora pocztowego. Pismo zwraca się
nadawcy z odpowiednią adnotacją o odmowie jego przyjęcia i data odmowy. Pismo z
adnotacja włącza się do akt sprawy. Uznaje się wówczas, że pismo zostało
doręczone w dni odmowy jego przyjęcia przez adresata. Dotyczy to jednostek
fizycznych i organizacyjnych. Również uznaje się doręczenie na nieaktualny
adres strony jej przedstawiciela lub pełnomocnika, jeżeli nie zawiadomiono
organu o zmianie adresu w trakcie toczącego się procesu. Ma to skutek prawny -
pismo uważa się za doręczone. Dotyczy to zarówno jednostek organizacyjnych jak
i fizycznych. Termin ustala się jak wyżej.
